Z rozliczaniem podróży służbowych wiążą się obowiązki pracodawcy i pracownika. Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika oraz wypłaty diet w związku z podróżą. Pracownik z kolei powinien przedłożyć pracodawcy dokumentację poniesionych wydatków.
Oddelegowanie pracownika
Pracodawca oddelegowujący pracownika w podróż służbową może sporządzić na piśmie polecenie wyjazdu, w którym jasno określi cel, miejsce i czas podróży oraz inne warunki, jak np. środki lokomocji, czy miejsca i ceny noclegu, zapewnienie wyżywienia. Dokument taki nie jest obowiązujący, ale może zapobiec nieporozumieniom przy rozliczaniu kosztów.
Zwrot wydatków poniesionych w podróży służbowej
Obowiązkiem pracodawcy, który oddeleguje pracownika w podróż służbową, jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w tej podróży. Pracodawca powinien pokryć:
Pracownik powinien pamiętać o udokumentowaniu poniesionych kosztów. Najlepiej udokumentować wydatki fakturami. Nie zawsze jednak wymagane są faktury. W szczególnych przypadkach zwrot wydatków można otrzymać na podstawie biletów, a nawet paragonów. Paragony są honorowane dla udokumentowania zakupu paliwa na zagranicznej stacji paliw.
Kwoty zwrotów kosztów nie są przychodem pracownika i nie podlegają opodatkowaniu PIT.
Diety w podróży zagranicznej
Poza udokumentowanymi wydatkami pracownikowi w podróży służbowej przysługują diety. Dieta ma za zadanie pokryć zwiększone koszty ponoszone przez pracownika na wyżywienie w czasie podróży służbowej. Wysokość diet jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i jest różna w zależności od kraju, do którego pracownik wyjechał w podróż służbową.
Przy wyjeździe służbowym pracownika poza terytorium Polski wysokość diet ustala się według stawek obowiązujących dla docelowego państwa podróży. Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. W odróżnieniu od diet krajowych mają one za zadanie pokryć całkowite koszty wyżywienia oraz zrekompensować inne drobne wydatki.
Rozpoczęcie i zakończenie podróży zagranicznej
Stawki diet podane w rozporządzeniu służą do ustalenia kwoty, którą pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową. Oprócz obowiązujących stawek trzeba ustalić ilość dni pobytu w delegacji. W przypadku pełnych dni przebywania poza granicą kraju należy się dieta w pełnej wysokości. Inaczej, gdy doba jest niepełna.
Dieta przysługuje:
- Do prawidłowego określenia wysokości diety zagraniczne konieczne jest. ustalenie momentu przekroczenia granicy Polski, zarówno przy wyjeździe, jak i powrocie - wypowiada sie ekspert z portalu pitax.pl. Rozliczenie podróży zagranicznej możliwe jest dopiero od momentu przekroczenia granic państwa. Za czas poświęcony na dojazd do granicy i w drodze powrotnej do miejsca pracy bądź zamieszkania, przysługuje dieta według stawek krajowych.
Moment przekroczenia granicy jest zależny od środka lokomocji, z jakiego korzysta pracownik.
Zgodnie z przepisami delegacja zagraniczna rozpoczyna się i kończy, w przypadku podróży:
Zapewnienie wyżywienia
Ustalenie wysokości diety zależne jest od tego, czy pracownik w trakcie zagranicznej podróży służbowej ma zapewnione całodobowe lub częściowe wyżywienie. Jeśli pracownik ma zapewnione posiłki, opłacone przez firmę, dieta należy się w pomniejszonej wysokości.
Zasadą jest zmniejszenie wysokości diety o:
Koszty podróży i noclegu
Inaczej niż w przypadku krajowych wyjazdów służbowych, koszty noclegów za granicą są limitowane. Pracownikowi przysługuje zwrot na podstawie przedstawionych rachunków, ale w wysokości nieprzekraczającej określonych w rozporządzeniu limitów.
Zwrot kosztów podróży może nastąpić na podstawie przedłożonych biletów lotniczych, autobusowych lub kolejowych. Dodatkowo powinien obejmować opłaty takie jak np.miejscówki.
Pracownik może w podróży służbowej używać własnego samochodu. Wówczas powinien przedstawić do rozliczenia faktury, rachunki lub paragony potwierdzające zakup paliwa.
W przypadku podróży prywatnym samochodem pracownika możliwe jest też rozliczenie kosztów za pomocą tzw. kilometrówki.
W tym przypadku obowiązuje prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów.
Koszty leczenia
Jeżeli pracownik zachoruje w podróży służbowej, należy mu się zwrot udokumentowanych kosztów leczenia.
W przypadku śmierci pracownika będącego w zagranicznej podróży służbowej pokrycie koszt transportu zwłok do kraju jest obowiązkiem pracodawcy.