Dzierżoniów

szukaj w serwisie
zaloguj Przypomnij dane

Wiadomości / Biznes i inwestycje

Ustaw mniejszą czcionkę
Ustaw standardową czcionkę
Ustaw większą czcionkę
Kliknij, aby zobaczyć powiększenie

Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową pracownika?

Redakcja, 22.01.2017, 23:56

Z rozliczaniem podróży służbowych wiążą się obowiązki pracodawcy i pracownika. Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika oraz wypłaty diet w związku z podróżą. Pracownik z kolei powinien przedłożyć pracodawcy dokumentację poniesionych wydatków.

← REKLAMA

Oddelegowanie pracownika

Pracodawca oddelegowujący pracownika w podróż służbową może sporządzić na piśmie polecenie wyjazdu, w którym jasno określi cel, miejsce i czas podróży oraz inne warunki, jak np. środki lokomocji, czy miejsca i ceny noclegu, zapewnienie wyżywienia. Dokument taki nie jest obowiązujący, ale może zapobiec nieporozumieniom przy rozliczaniu kosztów.

Zwrot wydatków poniesionych w podróży służbowej

Obowiązkiem pracodawcy, który oddeleguje pracownika w podróż służbową, jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w tej podróży. Pracodawca powinien pokryć:

  • wydatki na przejazdy (w zależności od srodka lokomocji mogą to być na przykład, bilety kolejowe, autobusowe, lotnicze, koszty zakupionego paliwa przejazdów taksówkami),
  • koszty noclegów,
  • inne koszty związane z delegacją (na przykład bilety wstępu na targi, opłaty za szkolenia).

Pracownik powinien pamiętać o udokumentowaniu poniesionych kosztów. Najlepiej udokumentować wydatki fakturami. Nie zawsze jednak wymagane są faktury. W szczególnych przypadkach zwrot wydatków można otrzymać na podstawie biletów, a nawet paragonów. Paragony są honorowane dla udokumentowania zakupu paliwa na zagranicznej stacji paliw.

Kwoty zwrotów kosztów nie są przychodem pracownika i nie podlegają opodatkowaniu PIT.

Diety w podróży zagranicznej

Poza udokumentowanymi wydatkami pracownikowi w podróży służbowej przysługują diety. Dieta ma za zadanie pokryć zwiększone koszty ponoszone przez pracownika na wyżywienie w czasie podróży służbowej. Wysokość diet jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i jest różna w zależności od kraju, do którego pracownik wyjechał w podróż służbową.

Przy wyjeździe służbowym pracownika poza terytorium Polski wysokość diet ustala się według stawek obowiązujących dla docelowego państwa podróży. Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. W odróżnieniu od diet krajowych mają one za zadanie pokryć całkowite koszty wyżywienia oraz zrekompensować inne drobne wydatki.

Rozpoczęcie i zakończenie podróży zagranicznej

Stawki diet podane w rozporządzeniu służą do ustalenia kwoty, którą pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową. Oprócz obowiązujących stawek trzeba ustalić ilość dni pobytu w delegacji. W przypadku pełnych dni przebywania poza granicą kraju należy się dieta w pełnej wysokości. Inaczej, gdy doba jest niepełna.

Dieta przysługuje:

  • w 1/3 pełnej wysokości, jeśli pobyt trwa mniej niż 8 godzin,
  • w 1/2 wysokości, jeśli trwa od 8 do 12 godzin,
  • w pełnej wysokość, jeśli trwa dłużej niż 12 godzin.

- Do prawidłowego określenia wysokości diety zagraniczne konieczne jest. ustalenie momentu przekroczenia granicy Polski, zarówno przy wyjeździe, jak i powrocie - wypowiada sie ekspert z portalu pitax.pl. Rozliczenie podróży zagranicznej możliwe jest dopiero od momentu przekroczenia granic państwa. Za czas poświęcony na dojazd do granicy i w drodze powrotnej do miejsca pracy bądź zamieszkania, przysługuje dieta według stawek krajowych.

Moment przekroczenia granicy jest zależny od środka lokomocji, z jakiego korzysta pracownik.

Zgodnie z przepisami delegacja zagraniczna rozpoczyna się i kończy, w przypadku podróży:

  • lądowej - z chwilą przekroczenia granicy państwowej zarówno przy wyjeździe jak i powrocie,
  • lotniczej - z chwilą startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju przy wyjeździe i do chwili lądowania samolotu pierwszym lotnisku w kraju przy powrocie,
  • morskiej - z chwilą wyjścia statku z ostatniego portu w Polsce do wejścia statku do pierwszego portu polskiego przy powrocie.

Zapewnienie wyżywienia

Ustalenie wysokości diety zależne jest od tego, czy pracownik w trakcie zagranicznej podróży służbowej ma zapewnione całodobowe lub częściowe wyżywienie. Jeśli pracownik ma zapewnione posiłki, opłacone przez firmę, dieta należy się w pomniejszonej wysokości.

Zasadą jest zmniejszenie wysokości diety o:

  • 15 % za śniadanie,
  • 30 % za obiad,
  • 30 % za kolację.

Koszty podróży i noclegu

Inaczej niż w przypadku krajowych wyjazdów służbowych, koszty noclegów za granicą są limitowane. Pracownikowi przysługuje zwrot na podstawie przedstawionych rachunków, ale w wysokości nieprzekraczającej określonych w rozporządzeniu limitów.

Zwrot kosztów podróży może nastąpić na podstawie przedłożonych biletów lotniczych, autobusowych lub kolejowych. Dodatkowo powinien obejmować opłaty takie jak np.miejscówki.

Pracownik może w podróży służbowej używać własnego samochodu. Wówczas powinien przedstawić do rozliczenia faktury, rachunki lub paragony potwierdzające zakup paliwa.

W przypadku podróży prywatnym samochodem pracownika możliwe jest też rozliczenie kosztów za pomocą tzw. kilometrówki.

W tym przypadku obowiązuje prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów.

Koszty leczenia

Jeżeli pracownik zachoruje w podróży służbowej, należy mu się zwrot udokumentowanych kosztów leczenia.

W przypadku śmierci pracownika będącego w zagranicznej podróży służbowej pokrycie koszt transportu zwłok do kraju jest obowiązkiem pracodawcy.

Fot. WP

Najnowsze ogłoszenia

Jesteś świadkiem jakiegoś zdarzenia?

Coś ciekawego dzieje się w Twojej miejscowości?

Masz zdjęcie, które będzie
wydarzeniem dnia?

Bulwersuje Cię zachowanie innych?

Pisz, przysyłaj zdjęcia!

redakcja@dz-ow.pl

Gwarantujemy pełną anonimowość!
W nauce istnieje tylko fizyka, reszta to zbieranie znaczków.
© 2011-2018 Wydawnictwo HUGO
zamknij
okanuluj